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采购管理五步法：中小企业的'省钱经'
采购不是简单地'缺什么买什么'。好的采购管理能压低 3-8% 的成本，差的采购能让你的利润全被库存吃掉。
#采购管理#供应商管理#成本控制#比价
采购管理五步法：中小企业的"省钱经"
核心原则
采购的目标不是"买最便宜的"，而是"在正确的时间，用合理的价格，买到合格的物料"。
第一步：请购 ≠ 采购（建立审批闸门）
用的人申请、买的人执行、管的人审批——三权分立。
| 角色 | 干什么 | 不能干什么 |
|---|---|---|
| 使用部门 | 提出"我要什么、什么时候要" | 不能直接找供应商询价 |
| 采购部门 | 比价、下单、跟催 | 不能自己批准自己买 |
| 审批人 | 确认"真的需要吗？预算够吗？" | 不能绕过审批流程直接签字 |
最小审批规则：
- 500 元以下：部门主管批
- 500-5000 元：部门主管 + 财务
- 5000 元以上：老板亲自批
第二步：供应商管理（至少 2 家）
永远不要让一种核心物料只有一个供应商——那不是供应商，是你请来的爷。
| 供应商类型 | 策略 | 占比 |
|---|---|---|
| 主力供应商 | 长期合作，定期议价 | 60-70% |
| 备选供应商 | 保持关系，偶尔下单 | 20-30% |
| 储备供应商 | 已通过样品测试，暂不下单 | 随时可启用 |
每半年做一次供应商评估：
- 价格：和市场上的其他报价比
- 质量：来料合格率
- 交期：准时率
- 配合度：出了问题响应快不快
第三步：比价比的不是单价
采购比价三个维度，不能只看票面价格：
| 维度 | 问什么 |
|---|---|
| 单价 | 含税吗？含运费吗？ |
| 账期 | 现结？月结 30 天？还是 60 天？ |
| 最小起订量 | MOQ 多少？超出的怎么算？ |
报价 10 元/个（含税含运费，月结 60 天）vs 报价 9.5 元/个（不含税不含运费，现结）——算上税和运费，9.5 的反而更贵。
第四步：跟催——别以为下了单就完事了
采购订单发出去，不等于货会自己飞过来。
| 时间节点 | 动作 |
|---|---|
| 下单后 1 天 | 确认供应商收到订单，排产时间没问题 |
| 预计发货前 3 天 | 确认能按时发货，物流没问题 |
| 预计到货当天 | 确认到货，通知仓库准备收货 |
| 如果延期 | 第一时间通知使用部门——让他们有心理准备，比"货到了没人都不知道"好一万倍 |
第五步：入库三不接
| 情况 | 处理 |
|---|---|
| 数量不对 | 暂不签收，通知采购联系供应商 |
| 质量不合格 | 拒收，拍照留证，走退货流程 |
| 单据不全 | 先收货暂存，标记"待补单据"，催供应商补 |
入库员不是搬运工，是最后一道防线。不合格的料一旦入了库、上了产线，麻烦翻倍。